5 hábitos de correo electrónico de personas muy productivas

¡Ping! Revisar correo electrónico. Silbido. Revise el correo electrónico nuevamente. Silbido. Cheque. Silbido. Cheque. Silbido. Comprueba.

Si eres como la mayoría de las personas que se sientan frente a una computadora todo el día, probablemente esto te suene a ti: cuando no estás respondiendo un correo electrónico, estás buscando tienes algunos nuevos. Luego, cuando llega algo nuevo, lo lees, discutes cómo responder y, por el momento, consideras que consume demasiado tiempo. Llegaré a eso más tarde ', piensas. Y si no hay nada nuevo, te estás preguntando nerviosamente por qué. ¿Es porque mi bandeja de entrada está llena? Así que sigue revisando cada 15 segundos hasta que aparece algo ”mientras tanto borras todo el correo basura que desde entonces ha obstruido tu bandeja de entrada.

Pero una vida atada a tu correo electrónico significa esos otros proyectos que deseas y lo que necesita hacer "ya sean grandes informes o tareas personales" puede posponerse días, semanas o meses. Sin mencionar que un nuevo estudio canadiense descubrió que la verificación excesiva de su correo electrónico puede hacer que se sienta más estresado (¡sorpresa!) Así que le pedimos a cinco personas que tienen una avalancha de correos electrónicos que nos respondan para decirnos cómo dominan su bandeja de entrada.

Siga leyendo para conocer sus estrategias para lidiar con la profunda y oscura grieta del correo electrónico.

Realizo muchas comprobaciones rápidas del correo electrónico a lo largo del día para ver si hay algo urgente y de alta prioridad que ha llegado, pero solo asigno dos veces al día para tratar completamente el correo electrónico que se ha acumulado. Al agrupar todo el procesamiento de correo electrónico de alta resistencia en partes más grandes, puedo ser mucho más eficiente y reducir la sensación de tener que cambiar constantemente de tareas.

”Jacob Bank, informático y cofundador y director ejecutivo de la aplicación de calendario Timeful

Respondo a las prioridades lo antes posible y mantengo la correspondencia clara y super positiva. Sabiendo que todavía nunca recibiré todos los correos electrónicos, le doy prioridad a las personas que piden ayuda y oportunidades que respalden mi intención. ¡Tampoco tengo miedo de usar el! para altas prioridades o efecto dramático.

”Tara Stiles, instructora de yoga, autora de Make Your Own Rules Diet ($ 25, amazon.com) y socio de acondicionamiento físico de W Hotels

El correo electrónico funciona para un día rápido correspondencia de hoy, pero cuando tengo algo importante que discutir o decisiones que tomar, levanto el teléfono. Siempre es mejor escuchar a la persona del otro lado ”la inflexión en su voz. Los correos electrónicos a menudo pueden malinterpretarse.

He descubierto que tratar mi correo en línea como el correo de la oficina postal funciona de maravilla. Creé carpetas: todo, desde la carpeta de mamá, la carpeta de la clase de entrenamiento, la carpeta de clientes famosos, la carpeta de la casa, la carpeta de la cabaña de verano, la carpeta médica, las carpetas de los niños, etc. Con los correos electrónicos organizados en categorías, puedo hacer mis tres pasos fácilmente: encontrar, tomar acción o eliminar. También deberá darse de baja de la basura. El volumen de correo basura es tremendo y perder tiempo borrando cada uno de ellos te está quitando un tiempo precioso. Finalmente, priorice los correos electrónicos que necesiten atención ese día en particular. Presiono responder y los arrastro a la esquina de mi escritorio si no puedo acceder a ellos en ese momento; de lo contrario, uso mi otra regla, no dejes una solicitud por correo electrónico ”responde lo antes posible.

”Kathy Kaehler, entrenadora de celebridades, autora y fundadora de Sunday Set-Up, un club de alimentación saludable

Intento responder a los correos electrónicos tan pronto como los veo porque de lo contrario pueden ser empujados hacia abajo en la bandeja de entrada y pueden ser ignorados. Te recomiendo que seas receptivo pero no superfluo. Al responder rápidamente y escribir correos electrónicos cortos y sin florituras, puede crear una imagen de eficiencia y atención. Incluso palabras cortas como "Gracias" o "Entendido" le ayudarán a crear una cultura de confianza y le indicarán que está al tanto de su bandeja de entrada.